介護士の面接を辞退するときに気を付けたいマナーや伝え方は?

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介護施設の書類選考を経て、介護士としての面接の機会をいただいても、何らかの理由で面接を辞退することもあり得るでしょう。面接を辞退することになった際は、迅速に施設側に連絡する必要があります。今回は、介護士の面接を辞退する際のマナーや電話・メール・手紙での伝え方などについて解説します。

介護士の面接を辞退する理由とは?

介護士の転職・就職活動において、面接を辞退する事情が発生することもあります。

介護士の面接を辞退しなければならない理由には、どのようなことが挙げられるでしょうか。

他の施設からの内定をもらった
他の施設の面接とダブルブッキングしてしまった
現在勤務している施設に引き留められた
転職活動をやめた
面接に行くのが怖い、自信がない
自分や家族の体調不良
公共交通機関の遅延など

どのような理由があるにしろ、面接の約束をしている施設はあなたのために時間を割いてくれているという点を忘れてはいけません。

辞退してしまうと、施設からの信頼度が落ちてしまうだけでなく、同じ法人の施設の面接を受けられなくなる、辞退グセがついてしまうことも。

やむを得ない事情がある場合を除き、面接を辞退することはなるべく避けましょう。

介護士の面接を辞退するときのマナー

やむを得ない場合があり面接を辞退するとき、気を付けるべきマナーについて解説します。

できるだけ早く伝える

面接を辞退することが決まったら、できるだけ早くにその旨を伝えるようにしましょう。

施設側は、忙しい業務時間の合間を縫って面接の約束を取り付けてくれています。

そのために職員のシフトを変更したり、業務の調整をしている可能性も十分にあるでしょう。

そういったなかで面接の予定に変更があった場合、施設側は迅速に再調整を行う必要があります。

こういった施設の負担を減らすためにも、辞退の旨は早く伝えるようにすることがマナーです。

辞退理由は明確でなくてOK

面接を辞退する理由は、全ての経緯を明確に話す必要はありません。

長々と言い訳のように話すよりも、伝わりやすいように簡潔に伝えることがベストです。

また「雰囲気が悪そうだから」など、施設にとってネガティブな理由を正直に伝えることはNG。

相手に失礼のない範囲で、簡潔にまとめるようにしましょう。

<辞退理由の伝え方>
一身上の都合により
諸般の事情により
家庭の事情により
体調不良により
他社より内定をいただいたため
現職の都合上、予定通り退職できなくなったため

なるべく電話で伝える

面接を辞退する際は、メールではなくなるべく電話で伝えるようにしましょう。

メールは絶対にNGというわけではありませんが、電話のほうが誠意が伝わります。

なお前日や当日の辞退の場合は、必ず電話で伝えましょう。

メールでは施設側がすぐに確認できない可能性があるためです。

お詫びとお礼を伝える

面接辞退の連絡はその旨を伝えるだけでなく、辞退してしまったことに対するお詫びと、手間や時間を割いてもらったことへのお礼を伝えることも大切です。

面接のセッティングから辞退になるまで、施設側は自分のために予定を調整してくれていることを忘れてはいけません。

きちんとお詫びとお礼を伝えられることで、面接の再調整へもつながりやすくなるでしょう。

介護士の面接を辞退するときの伝え方

面接を辞退するときの伝え方について、電話・メール・手紙のパターン別に解説します。

電話で伝える

電話で連絡をする際は、施設側が忙しいと予想される時間を避けることが大切です。

忙しくなる昼食の時間帯や送迎の時間帯は避けましょう。

適した時間帯は10:00~11:30、13:30~16:00頃。(※施設によって異なります)

担当者が不在の場合、改めてかけ直す旨を伝えて、時間をおいて再度連絡しましょう。

お世話になっております
〇月〇日〇時より面接のご設定をいただいた〇〇と申します。
先日は書類選考への合格通知をいただき、ありがとうございました。
面接の件ですが、こちらの事情で大変申し訳ありませんが、体調不良のため辞退させていただきたくご連絡させていただきました。
面接のご機会を頂いたにもかかわらず、ご迷惑をおかけしまして、大変申し訳ございません。

まずは、書類選考で合格の通知をもらったことへの感謝を伝えます。

その上で辞退する旨を理由と共に簡潔に伝え、お詫びの言葉を伝えましょう。

電話を切る際は、「お忙しいところご対応いただきありがとうございました。」のような感謝の言葉を伝えることも大切です。

メールで伝える

体調不良で電話で伝えることが難しい場合など、メールで面接辞退を伝えることもあるでしょう。

メールで伝える場合は、本文だけでなく件名や体裁も気を付けることがポイントです。

件名:面接辞退のご連絡 氏名

〇〇老人ホーム 採用担当△△様

お世話になっております。
〇月△日□時より、採用面接のお時間を頂戴しております××です。

この度、体調不良により面接を辞退させていただきたく存じます。
お忙しい中、面接のお時間を設けてくださったにもかかわらず、勝手を申し上げて誠に申し訳ございません。

本来ならば直接お詫びさせていただくべきところ、このようなメールという形でのご連絡になってしまい、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら貴施設のご発展を心よりお祈り申し上げます。

氏名

メールで面接の辞退を伝える際は、長くなりすぎず簡潔に伝えることが大切。

また誤字脱字がないかの確認も必須です。

メールの体裁は社会人として相応しい「ビジネスメール」とし、絵文字などの使用は絶対に避けましょう

なおメールのみでは施設側が気付かない場合もあるため、メールを送っても返信が確認できない場合は電話連絡をします。

お詫びの手紙があるとなお良し

お詫びの手紙は絶対に必要というわけではありませんが、あると好印象のままでやり取りを終えることができます

お詫びの手紙は基本的に手書きで、縦書きで書きましょう。

便せんや封筒は白無地のものがベターです。

拝啓

貴施設ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

先日は書類選考にて合格をいただきありがとうございました。
お電話でもお伝えいたしましたが、今回はこちらの都合により面接を辞退させていただく運びとなり、大変申し訳ございませんでした。

就職活動において、貴施設には大変お世話になりましたことを心より感謝申し上げます。

末筆ではございますが、貴施設の益々のご発展をお祈り申し上げます。
敬具

令和〇年〇月〇日
氏名

面接ドタキャンは社会人としてNG!

面接を辞退する連絡が億劫だからといって、連絡なしにドタキャンすることは社会人としてNGです。

不慮の事故など不測の事態は仕方がありませんが、「面接が怖くなった」「行きたくなくなった」といった応募者側の心理的要因は、面接をドタキャンをしていい理由にはなりません

自分の面接のために予定を調整して待ってくれている担当者がいること、自分以外にもその施設で面接を希望している人がいるかもしれない、ということを忘れずに考えるようにしましょう。

転職エージェントの活用がおすすめ

面接が近くなるにつれて「面接が怖くなった」「行きたくなくなった」と思う要因のひとつに、面接対策や準備が不十分であるという点が挙げられます。

特にはじめての転職で何を準備したらいいのか分からないという状況では、面接前に不安になってしまいがち。

自信を持って面接に臨みたい、という方には転職エージェントの活用がおすすめです。

介護業界の転職・就職サポートに特化した介護求人ラボでは、自分にあった求人探しや面接対策まで、専任のキャリアアドバイザーがしっかりサポート。

また施設とのやり取りもキャリアアドバイザーが一括して行うため、万が一面接を辞退することになっても、自分から施設に連絡する負担を減らすことができます。

まずはお気軽にお問い合わせください。

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まとめ

介護士の面接を辞退しなければならない理由には、他社での内定や体調不良などさまざまな点が挙げられます。

しかしどのような理由であっても、面接辞退の連絡は誠意を持って、なるべく早く電話連絡することが大切です。

万が一介護士の面接を辞退することになった場合は、本記事を参考に、しっかり丁寧に辞退の連絡を行いましょう。

 

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