介護施設の業務改善を効果的に行う方法とは?主要な改善ポイント

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介護施設で業務改善を進めたいものの、「どんな方法で、なにを改善したら良いかわからない」とお困りの方も多いのではないでしょうか。本記事では、介護施設で効果的に業務改善する方法や主要な改善ポイントを詳しく解説します。「業務改善で働きやすい職場に変えたい」とお考えの方は、ぜひ最後までご覧ください。

介護施設における業務改善の必要性

介護施設が業務改善を行う目的は、ケアの質を向上するためです。

利用者様や地域社会からのニーズが多様化する一方で、働き手は不足。
満足のいくサービスを提供できずに悩む事業所は少なくありません。

限られた人員で質の高いケアを行うためには、旧来型の非効率な業務内容や離職率の高さなどが課題となるでしょう。

ただ、慌ただしい介護現場において、場当たり的な対応で職場を変えることは現実的ではありません。
そのため、業務改善という形で計画的に職場の課題解決に取り組む必要があります

また、業務改善は、政府からの後押しがあることも知っておきましょう。
厚生労働省は、業務改善助成金*の制度を創設しています。
生産性向上のための設備投資や人材育成の研修を行い、賃金を一定額以上引き上げることで、設備投資にかかった費用の一部を助成する制度です。

*参考:厚生労働省|業務改善助成金:中小企業・小規模事業者の生産性向上のための取組を支援

介護施設が取り組むべき3つの業務改善

「業務改善をしたいけど、なにから手をつけたら良いかわからない」とお困りの方も多いでしょう。

ここからは、介護施設が取り組むべき3つの改善ポイントを紹介していきます。

業務内容の整理

まずは、業務全体を見渡してみましょう。

3Mと呼ばれる、ムリ・ムダ・ムラがないかをチェックする方法がおすすめです。

  • 時間内に収めることが難しい業務
  • やらなくても良い業務
  • 人によって生産性の差異が大きい業務

上記に該当するものを洗い出し、役割分担を変えたり業務からなくしたりすることで、効率化を図ります。

なんとなく続けているしきたりや、職員の無理で成り立っている業務はバッサリと切り捨て、余裕を持って働けるようなルーティン作りを心がけましょう。

DXの推進

世間では、DX(デジタルトランスフォーメーション)推進の動きが広がっており、介護施設でも業務改善としてぜひ取り入れたい項目です。

介護におけるDXには、あらゆるものをデジタル化することで、業務の効率化やデータに基づいたケアを行うといった目的があります。

具体例としては、記録システムやタブレット端末の導入、人体に取り付ける機器の活用など。

経験頼みのケアからデータやテクノロジーを活かしたケアにシフトして、誰もが働きやすい職場作りを目指していきましょう。

>>>あわせて読みたい「介護DXとは?介護施設の課題や対策、活用シーンまで徹底解説」

離職率を下げる

人員不足に悩まされている介護施設において、離職率を低下させることは重要な改善ポイントです。

職員の定着を図るには、魅力的な職場だと感じられるような取り組みが必要になるでしょう。

例えば、OJTによる人材育成を強化するのも一つの案です。
向上心を持って働く環境を作ることで、新人は自分の未来の姿を前向きに捉えられます。

また、人間関係の悩みから退職を決意するケースも少なくありません。
定期的に職員へのヒアリングを行い、職場環境から解決できる問題があれば、積極的に業務改善に取り入れていきましょう。

働きやすさにつながり、職員の定着率向上も期待できます。

効果的に業務改善する方法4ステップ

介護施設で業務改善する際は、以下の4ステップで取り組みましょう。

業務の全体像を把握する

改善点を抽出する

改善計画を立てる

改善結果を分析する

上記の流れなら、やりっぱなしにならず、効果的に業務改善できます。

詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

業務の全体像を把握する

職員会議の時間やアンケートを使い、業務の改善点の聞き取りを普段からしているという介護施設は少なくないでしょう。

しかしいきなりアイデアを出すだけでは、本質的な業務改善はできません。
なぜなら、職場の全体像が見えない状態で改善を行っても、改善がどの範囲まで影響するか分からないためです。

まずは業務の大枠を把握して、改善がもたらす効果をしっかりと見極められるようにしましょう。

業務の全体像を把握するには、以下のポイントを洗い出してみるのがおすすめです。

  • 業務内容とそれぞれの所要時間
  • 各業種の役割・連携状況
  • 使用しているシステム・ツール
  • 業務マニュアルと実態の比較

通常業務以外の季節行事や避難訓練、他にも臨機応変に対応しているものも忘れずに挙げてみましょう。

内容が多すぎてまとめきれないという場合は、図解やチャート表に落とし込むことで、職場全体の業務を可視化できます。

改善点を抽出する

業務の全体像が見えたところで、改善すべきポイントを洗い出していきます

業務にムリ・ムダ・ムラがないか、なんのために・誰のためにやっている業務なのかをチェックしてみましょう。

また問題点を探す際は、地域特性や他事業所との競争性、介護業界の今後の方向性といった外部環境にも視野を広げてみます。
今後迫り来る問題に対して、先回りの対応ができるでしょう。

課題を見つけたら、次のポイントを確認します。

  • 課題だと思う原因はなにか
  • どんな時に発生する問題か
  • 課題となる業務を担当する業種や委員会、人数割りはどうなっているか
  • 課題の改善方法はどんなものがあるか
  • 想定する改善方法はどの範囲まで影響するか

あらかじめ課題分析することで、手戻りなく改善計画を立てられますよ。

改善計画を立てる

見つけた課題をすぐにでも改善したいところですが、無計画に取り組んでも、改善内容がずさんになったり思わぬ落とし穴にはまったりする恐れがあります。

そのため、改善計画を策定して、職場で共有するところから始めていきましょう。

改善計画では、以下のポイントを盛り込んでください。

  • 改善の優先順位
  • 改善の工程とスケジュール
  • 改善に向けたマニュアル

改善点が多数ある場合、時間不足でとり散らかってしまう可能性があります。

なにを優先して取り組むのかを決め、スケジュール管理しながら進捗状況を確認していきましょう。

また改善を個人の裁量で進めてしまうと、改善結果にばらつきが出たり特定の職員だけで改善する事態になったりすることが懸念されます。

改善内容をマニュアル化して、均一な対応ができる体制作りを心がけましょう。

改善結果を分析する

改善計画を現場で実践した後に必ず行うべきなのが、結果の分析と軌道修正です。

実践の経過を振り返り継続的に改善を進めることで、より高い効果を得られます。

分析する際は、以下のポイントを記録に残しておきましょう。

  • 課題は解決したか
  • どのような効果があったか
  • 想定していた効果と差はあるか
  • 計画通りに進んだか
  • 進んでいなかった場合、なにが原因か

取り組みを記録に残すことで、継続的に改善する際に振り返ったり、他の改善にも参考資料として活用したりできます。

業務改善は、どれほど計画を練ったとしても、すぐに成功するとは限りません。

一歩ずつでも前進するために、改善の歩みをしっかりと次につなげていきましょう。

業務改善の注意点

業務改善は、職員一人ひとりの当事者意識がなければ失敗に終わります

中には、業務改善を煩わしく思う職員も出てくるかもしれません。
こういった状態では実践状況にムラが出てしまい、計画が頓挫する恐れもあります。

対策としては、目的を職員全員で共有することです。
なぜ改善が必要なのか、そのためにどういったプロセスを踏むのかをしっかりと説明し、それぞれの職員に役割があることを理解してもらいましょう。

職場の課題を自分ごととして捉えることで、改善のアイデアも湧きやすくなります。

また、長期に渡る改善であれば、こまめに経過報告するのがおすすめです。
意識が途切れることなく、改善を継続できるでしょう。

まとめ

働きやすい介護施設は、職員の定着率が上がったり接遇に余裕が生まれたりと、まさにいいこと尽くめ。

利用者様の生活にもよい変化が期待できます。

今回紹介した業務改善の方法を活用して、業務の効率化や負担軽減を目指しましょう。

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